Ochrana osobních údajů klientů – GDPR

INFORMAČNÍ MEMORANDUM PRO UŽIVATELE SLUŽBY
o ochraně osobních údajů a pravidlech jejich zpracování v Centru LOCIKA

VERZI K TISKU A PODPISU NALEZNETE ZDE.

Za účelem řádného nakládání s osobními údaji si Vás dovolujeme informovat o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů v Centru LOCIKA, z. ú. (dále jen „Centrum LOCIKA“) ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o
ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu
těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) účinného od 25. května 2018. Účelem tohoto dokumentu je seznámení uživatelů služby a potenciálních uživatelů služby Centra LOCIKA (dále jen „Uživatel“) s pravidly pro získávání, zpracování a ukládání osobních údajů, a zejména s informacemi o tom, jaké osobní údaje Centrum LOCIKA shromažďuje, k jakým účelům, z jakých zdrojů je získává, jakým způsobem Centrum LOCIKA zajišťuje bezpečnost osobních údajů, jakým způsobem osobní údaje zpracovává, jakým subjektům osobní údaje Uživatelů předává a dále jaká jsou práva Uživatelů ve vztahu k jejich osobním údajům zpracovávaným ze strany Centra LOCIKA.

Informace se týkají i aplikace DBN, jejímž vývojářem je Komerční banka, společnost Nadace Komerční banky.


V případě, že budete požadovat vysvětlení nebo více detailů o některé konkrétní oblasti,
můžete se na nás obrátit e-mailem na info@centrumlocika.cz.


1. Zpracování osobních údajů

  1.1. Poskytování služeb ze strany Centra LOCIKA je možné pouze ve spolupráci s Uživateli
a s využitím informací získaných od Uživatelů.
  1.2. Za účelem poskytování služeb vystupuje Centrum LOCIKA vůči Uživatelům jako
Správce osobních údajů.
  1.3. V souladu se zákonnými pravidly pro zpracování osobních údajů Centrum LOCIKA
zpracovává pro řádný výkon své činnosti minimální rozsah osobních údajů svých
Uživatelů po minimální zákonem stanovenou dobu, a to způsobem, který nezasahuje
do práv Uživatelů nad nezbytnou míru a zajišťuje maximální ochranu a důvěrnost
zpracovávaných informací.
  1.4. V rámci zpracování osobních údajů dochází při činnosti Centra LOCIKA k jejich
shromažďování a ukládání, zpřístupňování oprávněným osobám a institucím,
vyhledávání, třídění, kombinování, pozměňování, blokování, archivaci a likvidaci.
  1.5. Osobní údaje poskytnuté Centru LOCIKA jsou zpracovávány nejen za účelem
poskytnutí služeb, ale i za účelem dalšího zlepšování kvality jeho služeb, jak je
upraveno dále v tomto dokumentu.


2. Rozsah zpracovávaných údajů

  2.1. Zpracování osobních údajů je klíčové pro řádné poskytnutí služby a je prováděno
v rozsahu nezbytném ke splnění smluvních závazků Centra LOCIKA vůči Uživatelům
a k plnění jeho zákonných povinností, příp. k ochraně jeho oprávněných zájmů.
V těchto případech není souhlas Uživatele se zpracováním jeho osobních údajů
vyžadován.
  2.2. Poskytnuté osobní údaje rovněž mohou být zpracovávány v přísně anonymizované
podobě i k vědeckým a statistickým účelům. Takové zpracování údajů rovněž není
podmíněno udělením souhlasu ze strany Uživatele.
  2.3. V případě kontaktu mezi Centrem LOCIKA, zájemcem o poskytnutí služeb –
potenciálním Uživatelem a samotným Uživatelem zpracovává Centrum LOCIKA za
účelem splnění smluvních a zákonných povinností pro řádné poskytování služeb tyto
osobní údaje jeho osoby a osob, jejichž je zákonným zástupcem:
  - Jméno a příjmení;
   - Datum a místo narození;
   - Bydliště;
   - Kontaktní údaje (Telefon, E-mail);
   - Škola a třída dítěte;
   - Majetkové poměry rodiny;
   - Další rodinní příslušníci;
   - Rozhodnutí trestních / civilních / správních soudů a správních úřadů; či
   - V případě potřeby i tzv. zvláštní kategorii osobních údajů typu národnost,
náboženské vyznání, filosofické přesvědčení a zdravotní stav.


3. Účely zpracování

   3.1. Zpracování osobních údajů Uživatelů je prováděno primárně za účelem plnění
smlouvy a zákonných povinností Centra LOCIKA v rámci dobrovolné a soudem
nařízené terapie, krizové pomoci a vědeckého výzkumu.
   3.2. Za účelem splnění výše uvedených povinností a smluvních závazků je Centrum
LOCIKA povinno zpracovávat osobní údaje v nezbytném rozsahu bez souhlasu
Uživatele. Jedná se zejména o následující zpracování osobních údajů nutné
k poskytování poradenství na základě uzavřených smluv a zákonných povinností:


a) Při dobrovolné a soudem nařízené terapii:
   - mapování a posouzení situace dítěte a rodiny a návrh konkrétních kroků v zájmu
     dítěte,
   - individuální a skupinová terapie,
   - psychodiagnostika dítěte,
   - individuální poradenství (psychologické, pedagogicko-výchovné, sociálně-právní),
   - podpora dětí pří výsleších nebo jednání na institucích,
   - poskytování informací o průběhu terapie soudům, policii a příslušným orgánům
    sociálně-právní ochrany dětí (dále jen OSPOD) na základě jejich předchozího
    vyžádání.


b) Při krizové intervenci:
   - základní (anonymní) pomoc v případech akutní psychické krize prostřednictvím
     telefonických, osobních, e-mailových konzultací, případně navazujících doporučení na
     psychiatrické či krizové služby,
   - v případech, kde Centrum LOCIKA svou činností vyhledá ohrožené dítě, podávání
     trestních oznámení a/nebo sdělování informací příslušným OSPOD.


c) Při vědeckém výzkumu:
   - spolupráce s výzkumnými pracovišti, při níž jsou výstupy užívány na konferencích,
    ve výročních zprávách atp., vždy přísně anonymizovaně.


4. Zpracování osobních údajů se souhlasem Uživatele

    4.1. I přes skutečnost, že většinu osobních údajů je Centrum LOCIKA povinno zpracovávat
a uchovávat za účelem plnění smlouvy a na základě zákonných povinností, některé
údaje je možné zpracovávat pouze se souhlasem Uživatele (např. při pořizování
videozáznamů společných setkání v rámci videotréninku interakcí).
    4.2. Odmítnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů nad rámec nutný k plnění smluvní
povinnosti nemá za následek odmítnutí poskytnutí služby ze strany Centra LOCIKA,
nicméně je možné, že v tomto případě nebude moci Centrum LOCIKA zajistit optimální
poskytnutí služby a volbu nejvhodnějšího postupu terapie pro případné specifické
potřeby Uživatele.


5. Lhůty

    5.1. Osobní údaje Centrum LOIKA uchovává pouze po dobu trvání smlouvy o
poskytování odborného poradenství či soudem nařízené terapie a po dobu 10 let od
okamžiku zániku smlouvy či ukončení soudem nařízené terapie. Tato doba vychází
z obecné objektivní promlčecí lhůty pro případné uplatnění majetkových práv v
souladu s § 629 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.
    5.2. Centrum LOCIKA uchovává osobní údaje poskytnuté se souhlasem Uživatelů po dobu trvání souhlasu a po jeho odvolání po dobu uvedenou v souhlasu.
    5.3. Po uplynutí úložní lhůty jsou veškeré osobní údaje Uživatele zlikvidovány nebo
anonymizovány, čímž je identifikace osoby a možnost užití jejích osobních údajů trvale
znemožněna.


6. Bezpečnost a ochrana osobních údajů

    6.1. Centrum LOCIKA přijalo vhodná organizační a technická opatření k zajištění
bezpečnosti osobních údajů svých Uživatelů.
    6.2. K osobním údajům má přístup pouze nezbytný počet osob kompetentních
k poskytování služeb danému Uživateli. Centrum LOCIKA dbá na to, aby všechny
osoby, které jakýmkoli způsobem přijdou do styku s osobními údaji Uživatelů,
dodržovaly standardy pro zajištění bezpečnosti na vysoké úrovni.
    6.3. Všichni spolupracovníci jsou smluvně vázáni slibem mlčenlivosti. V případě, že by i
přes tato přijatá opatření došlo k vzniku škody způsobené nesprávným zpracováním,
zpřístupněním nebo zveřejněním osobních údajů, Centrum LOCIKA se zavazuje
poskytnout veškerou součinnost Uživateli k odstranění závadného stavu.
    6.4. V případě, že dojde k neoprávněnému zásahu nebo úniku osobních údajů Uživatele a taková situace bude představovat vysoké riziko pro práva a svobody Uživatele,
Centrum LOCIKA má povinnost toto porušení bez zbytečného odkladu oznámit
Uživateli a Úřadu pro ochranu osobních údajů.
    6.5. Oznámení podle bodu 6.4 se nevyžaduje, je-li splněna některá z těchto podmínek:
       - Centrum LOCIKA zavedlo technická a organizační ochranná opatření, na základě
         nichž jsou osobní údaje nesrozumitelnými pro kohokoli, kdo není oprávněn k nim
         mít přístup, jako je například šifrování nebo pseudonymizace a tato opatření byla
         použita;
      - Centrum LOCIKA přijala následná opatření, která zajistí, že riziko pro práva a
         svobody Uživatele se neprojeví.


7. Zpřístupnění a zpracování třetími osobami

    7.1. Za účelem splnění povinností plynoucích ze smlouvy o poskytování odborného
poradenství a zákonných povinností předává Centrum LOCIKA osobní údaje Uživatelů
následujícím subjektům:
     - OSPOD,
     - soud,
     - Policie ČR.
    7.2. Za účelem zajištění bezpečnosti zpracování osobních údajů a splnění zákonných
povinností při ukládání a archivaci zpřístupňuje Centrum LOCIKA osobní údaje
Uživatelů následujícím subjektům:
     - IT správce.


8. Předávání osobních údajů do jiných zemí

Centrum LOCIKA neposkytuje osobní údaje Uživatelům žádným jiným příjemcům, a to
ani těm usazeným ve třetích zemích (státy mimo Evropskou unii).


9. Práva a povinnosti Uživatele

    9.1. V případě, že se Uživatel domnívá, že Centrum LOCIKA provádí zpracování jeho
osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromí či jeho osobního života nebo
v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich
zpracování, může Uživatel zaslat Centru LOCIKA námitku nebo jej požádat o
vysvětlení oznámením učiněným na adrese info@centrumlocika.cz a dále požadovat,
aby Centrum LOCIKA zajistilo nápravu. Nápravou se rozumí zejména blokování,
provedení opravy, doplnění nebo likvidace osobních údajů.
    9.2. O provedených změnách, opravách, doplnění nebo výmazech osobních údajů
informuje Centrum LOCIKA všechny zpracovatele a příjemce uvedené v článku 7.1 a
7.2 bez zbytečného odkladu s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo
by takové informování vyžadovalo nepřiměřené úsilí. Centrum LOCIKA informuje
Uživatele o těchto příjemcích, jen pokud to bude Uživatel požadovat.
    9.3. Uživatel má právo požadovat od Centra LOCIKA sdělení, jaké osobní údaje o něm
zpracovává. Centrum LOCIKA sdělí informaci Uživateli bez zbytečného prodlení,
nejpozději do 30 dnů od doručení žádosti. V případě, že by poskytnutí informací
v uvedené lhůtě nebylo možné, vyrozumí o tom Centrum LOCIKA Uživatele včetně
informace o důvodech bránících splnění předepsané lhůty. Za poskytnutí informací
může Centrum LOCIKA požadovat po Uživateli pouze úhradu administrativních
nákladů nepřesahujících náklady na poskytnutí informací Uživateli.
    9.4. Centrum LOCIKA ukončí zpracování a vymaže osobní údaje Uživatele v případě, že:
       - osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak
zpracovány;
       - Uživatel odvolal souhlas se zpracováním osobních údajů, a neexistuje žádný další
právní důvod pro jejich zpracování;
       - Uživatel vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR a neexistují
žádné závažné oprávněné důvody pro zpracování;
      - osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
      - osobní údaje musejí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu
Evropské unie nebo jejího členského státu vztahující se na Centrum LOCIKA.
    9.5. Centrum LOCIKA není povinno provést výmaz osobních údajů, jestliže je zpracování nezbytné pro výkon práva na svobodu projevu a informace, pro splnění právní
povinnosti, pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu, z důvodů veřejného
zájmu v oblasti veřejného zdraví, pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely
vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely a pro uplatnění nebo
obhajobu právních nároků.
    9.6. Za účelem zpracovávání přesných a pravdivých osobních údajů je Uživatel povinen
informovat Centrum LOCIKA o změně svých osobních údajů.
    9.7. V případě, že Uživatel nebude spokojený s postupem Centra LOCIKA v rámci
uplatnění práva na poskytnutí informací, může se obrátit se stížností k Úřadu pro
ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).